Panduan Penggunaan | Sistem Manajemen Armada

← Kembali ke Aplikasi

1. Untuk Peminjam (General User)

Panduan bagi karyawan atau staf yang ingin melakukan pemesanan (booking) kendaraan.

Buka Aplikasi & Pilih Menu Pesan Akses tautan aplikasi di perangkat Anda. Pada halaman utama, pastikan Anda berada di tab "Pesan Armada". Anda tidak perlu login untuk melakukan pemesanan.
Isi Formulir Pemesanan
Lengkapi formulir dengan data yang valid:
- Tanggal: Tentukan tanggal penggunaan kendaraan.
- Nama Peminjam: Masukkan nama lengkap Anda.
- Asal Lembaga: Pilih departemen/lembaga Anda dari daftar turun-bawah.
- Kebutuhan: Tuliskan tujuan atau keperluan peminjaman secara singkat.
- Tujuan/Arah: Masukkan lokasi tujuan perjalanan.
- Dibayar Oleh: Pilih apakah operasional ditanggung Lembaga atau Pribadi.
- Armada: Pilih kendaraan yang ingin digunakan.
Kirim Pemesanan & Notifikasi WhatsApp Klik tombol "Kirim Pemesanan". Tunggu hingga muncul notifikasi sukses. Anda akan dialihkan secara otomatis ke tab baru WhatsApp untuk mengirimkan ringkasan pemesanan langsung ke nomor WhatsApp Admin guna meminta persetujuan cepat. Data Anda juga akan langsung masuk ke database pusat dan status awalnya adalah "Menunggu" persetujuan Admin.

2. Untuk Supir (Driver)

Panduan bagi supir untuk mencatat log akhir setelah perjalanan selesai.

Buka Aplikasi & Pilih Menu Log Supir Akses tautan aplikasi dan klik menu "Log Supir" pada bilah navigasi atas (atau menu hamburger di HP).
Pilih Perjalanan Aktif Pada bagian "Pilih Perjalanan", klik dropdown dan pilih jadwal perjalanan yang baru saja Anda selesaikan. (Catatan: Hanya perjalanan yang sudah "Disetujui" oleh Admin yang akan muncul di sini).
Isi Log Perjalanan
Masukkan rincian akhir perjalanan:
- Nama Supir: Masukkan nama Anda.
- Biaya BBM (Rp): Masukkan total pengeluaran untuk bahan bakar (jika ada, tulis angka tanpa titik).
- Meteran Odometer Awal: (Biasanya terisi otomatis dari data kendaraan).
- Meteran Odometer Akhir: Masukkan angka kilometer/odometer saat ini (setelah perjalanan). Pastikan angkanya lebih besar dari odometer awal.
- Catatan Insiden / Kerusakan: Tuliskan jika terjadi kendala pada kendaraan selama perjalanan. Jika aman, biarkan tanda strip "-".
Kirim Log Klik tombol "Simpan Log Perjalanan". Setelah sukses, status perjalanan akan berubah menjadi "Selesai" dan odometer kendaraan akan terupdate secara otomatis.

3. Untuk Administrator

Panduan bagi Admin untuk mengelola pesanan, melihat rekap data, dan mengatur aset.

Cara Login: Buka tab "Masuk Admin". Masukkan Username (admin) dan Password (admin123). Klik Login untuk masuk ke Dasbor.

Mengelola Status Pesanan (Ringkasan) Di menu Ringkasan, Anda akan melihat kartu statistik dan tabel Pesanan & Log Terbaru. Untuk menyetujui pemesanan baru:
- Cari pesanan dengan status kuning "Menunggu".
- Klik tombol Edit (ikon pensil hijau) di kolom aksi.
- Ubah "Status" menjadi Disetujui.
- Klik Simpan Perubahan. Pesanan kini akan muncul di tab "Log Supir".
Melihat Rekap & Memfilter Riwayat Perjalanan Di menu Riwayat Perjalanan, Anda dapat melihat seluruh log historis secara detail.
- Gunakan filter rentang tanggal "Dari Tanggal" dan "Sampai Tanggal" untuk membatasi data yang tampil.
- Data di sini sangat berguna untuk keperluan audit bulanan pengeluaran BBM dan utilisasi armada.
Kelola Armada (Menambah, Mengedit & Melihat Riwayat Jarak) Di menu Kelola Armada:
- Menambah/Mengedit: Anda bisa menambahkan nama armada, plat nomor, odometer awal, serta menyetel Biaya per KM yang akan digunakan untuk menghitung anggaran operasional/km. Data biaya ini dapat diedit kapan saja melalui tombol "Edit".
- Riwayat Kendaraan: Pada tabel armada di sebelah kanan, klik tombol Riwayat (ikon jam biru). Akan muncul pop-up berisi total perjalanan, jarak tempuh, total biaya BBM, serta rincian log historis khusus untuk kendaraan tersebut.
Kelola Lembaga Di menu Kelola Lembaga, Anda bisa menambah daftar departemen atau institusi baru. Daftar ini akan langsung muncul di formulir pemesanan awal bagi pengguna.
Setelan Koneksi & Nomor WhatsApp Admin Di menu Setelan Koneksi, selain mengelola mode sinkronisasi (Lokal / Cloud), Anda juga dapat menyetel Nomor WhatsApp Admin. Nomor ini akan menerima pesan ringkasan pemesanan secara otomatis setiap kali peminjam mengirimkan formulir pemesanan.