Panduan Penggunaan — Absensi HRIS

🔑 Login Karyawan

Buka link aplikasi yang diberikan oleh Admin HR
Masukkan NIK (Employee ID) Anda di kolom yang tersedia
Tekan tombol "Masuk"
Sistem memverifikasi NIK → halaman utama ditampilkan

💡 NIK adalah Nomor Induk Karyawan unik yang diberikan Admin saat pertama kali didaftarkan.

🏠 Halaman Utama (Home)

Komponen	Keterangan
Header	Nama Anda + salam "Assalamualaikum"
Jam Digital	Waktu real-time (format 12 jam AM/PM)
Area Kamera	Lingkaran untuk mengambil foto absensi
GPS Badge	Status GPS: Searching → Locked
Tombol Aksi	Tombol utama absensi (berubah sesuai sesi)
Info Lokasi	Alamat lengkap lokasi Anda
Info Cuti	Jatah, Terpakai, Sisa cuti (menit)
Navigasi Bawah	Home · History · Cuti · Profil

⏱️ Absensi 4 Sesi

Sistem menggunakan model 4 sesi dalam sehari. Tombol berubah otomatis:

🔵 Absen Masuk

→

🟠 Keluar Istirahat

→

🔵 Masuk Kembali

→

🟠 Absen Pulang

→

✅ Selesai

📋 Langkah Melakukan Absensi

Pastikan GPS sudah terkunci (badge hijau "GPS LOCKED")
Ambil foto — tap lingkaran kamera (wajib untuk Absen Masuk)
Tekan tombol aksi yang sesuai sesi
Tunggu pesan "Berhasil — Absensi tercatat"

⚠️

Perhatian:
• Absen Masuk mewajibkan foto. Tanpa foto, absensi ditolak.
• GPS harus LOCKED sebelum tombol aktif.
• Masuk setelah jam kerja → status otomatis "Terlambat".

📊 Status Otomatis

Kondisi	Status
Masuk sebelum/tepat jam kerja	✅ Tepat Waktu
Masuk setelah jam kerja	⚠️ Terlambat
Pulang sebelum jam pulang	Pulang Cepat
Pulang setelah jam pulang	Lembur (jam & menit)

📸 Foto & GPS

📷 Foto Absensi

Tap lingkaran kamera untuk ambil foto
Foto dikompresi otomatis (maks 320×320px, kualitas 50%)
Preview muncul di dalam lingkaran setelah diambil
Foto wajib saat Absen Masuk, opsional untuk sesi lain

📍 GPS & Lokasi

Badge	Arti
🔴 GPS SEARCHING	Sedang mencari sinyal GPS
🟢 GPS LOCKED	Lokasi berhasil ditemukan — tombol aktif

ℹ️Tombol absensi tidak akan aktif sampai GPS terkunci. Pastikan izin lokasi sudah diberikan pada browser.

📝 Pengajuan Cuti/Izin

Cara Mengajukan

Di halaman Home, scroll ke bagian Izin/Cuti
Tekan tombol "Ajukan Izin/Cuti"
Isi formulir: Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Jumlah Menit (otomatis dihitung: 1 hari = 480 menit), dan Alasan
Tekan Kirim — status menjadi Menunggu

📧Admin akan menerima notifikasi email saat Anda mengajukan cuti. Anda juga akan menerima email saat cuti disetujui/ditolak.

📅 Riwayat & Profil

📆 Riwayat Absensi (menu "History")

Menampilkan statistik ringkasan: Hadir, Tepat Waktu, Terlambat
Daftar absensi per hari dengan detail Sesi 1 & Sesi 2
Filter bulan: dropdown Januari–Desember atau "Semua"

📋 Riwayat Cuti (menu "Cuti")

Sisa cuti ditampilkan di bagian atas
Setiap kartu: status (Menunggu/Disetujui/Ditolak), rentang tanggal, durasi, alasan
Tekan ikon "+" untuk ajukan cuti baru

👤 Profil Saya (menu "Profil")

Field	Bisa Diubah?
Nama Lengkap	✏️ Ya
Email	✏️ Ya
NIK	🔒 Tidak
Divisi	🔒 Tidak

Tekan "Simpan Perubahan" setelah mengedit. Tekan "Logout" untuk keluar.

🔐 Login Admin

Cara 1 — URL Langsung

Tambahkan ?page=admin di akhir URL aplikasi.

Cara 2 — Dari Halaman Karyawan

Di halaman login karyawan, tekan "Login sebagai Admin"
Masukkan password admin
Tekan Masuk → dialihkan ke panel Admin

💡Password admin bawaan pertama kali adalah admin123. Anda dapat mengklik tombol "Login sebagai Admin", memasukkan password ini, lalu mengubahnya sesuka hati di menu Pengaturan.

📊 Dashboard

Kartu Statistik Harian

Kartu	Keterangan
🟢 Hadir Hari Ini	Jumlah karyawan yang sudah absen masuk
🔵 Sudah Pulang	Jumlah karyawan yang sudah absen pulang
🟠 Terlambat	Jumlah karyawan terlambat hari ini
🔴 Tidak Masuk	Karyawan yang belum absen

Fitur Lainnya

Top 5 Karyawan Paling Rajin — dengan foto & jumlah kehadiran
Grafik Kehadiran Bulanan — bar chart Hadir vs Alfa
Live Feed — 10 absensi terbaru dengan foto
Tombol Refresh untuk memuat ulang data

📄 Laporan Absensi

Menampilkan data absensi seluruh karyawan dalam tabel lengkap:

Karyawan · Divisi · Tanggal · Masuk 1 · Keluar 1 · Masuk 2 · Keluar 2 · Status · Ket. Pulang

Filter & Export

Filter tanggal: Isi "Dari" dan "Sampai", tekan Reset untuk hapus
🟢 Excel — Download file .xlsx
🔴 PDF — Download laporan .pdf

👤 Rekap Individu

Cara Menggunakan

Pilih Karyawan dari dropdown
(Opsional) Isi rentang tanggal
Tekan Tampilkan

Informasi Ditampilkan

Kartu	Keterangan
Total Hadir	Jumlah hari hadir
Hari Terlambat	Jumlah hari terlambat
Total Keterlambatan	Akumulasi menit terlambat
Cuti Terpakai	Total menit cuti terpakai
Sisa Cuti	Hijau = ada sisa, Merah = minus

Tabel detail: Absensi Harian + Riwayat Cuti & Izin

Export: Tombol Export Excel menghasilkan 3 sheet (Rekap, Detail, Cuti)

✅ Approval Cuti

Menampilkan semua pengajuan cuti dari karyawan. Pengajuan Menunggu tampil paling atas.

Cara Menyetujui/Menolak

Pada baris status "Menunggu", tekan Terima atau Tolak
Konfirmasi pada dialog yang muncul
Status diperbarui + karyawan menerima notifikasi email

👥 Kelola Data Karyawan

Tombol Aksi per Karyawan

Ikon	Fungsi
👁️ Detail	Info lengkap: NIK, Divisi, Jatah Cuti, Email, Face Recognition
✏️ Edit	Ubah NIK, Nama, Divisi, Jatah Izin, Email, Foto
🗑️ Hapus	Hapus karyawan (dengan konfirmasi)

Tambah Karyawan Baru

Tekan "Tambah Karyawan"
Isi NIK, Nama Lengkap, Divisi
Tekan Simpan

🔄Perubahan nama/divisi otomatis disinkronkan ke seluruh data absensi dan cuti.

Upload Foto Wajah

Jika kolom Foto menampilkan "Upload Foto": klik → pilih foto wajah → sistem deteksi otomatis → Simpan Wajah.

⚙️ Pengaturan

⏰ Jam Kerja

Setting	Keterangan	Default
Jam Masuk	Batas waktu terlambat	`08:00`
Jam Istirahat Keluar	Waktu mulai istirahat	`12:00`
Jam Istirahat Masuk	Waktu selesai istirahat	`13:00`
Jam Pulang	Batas waktu lembur	`17:00`

📧 Notifikasi Email

Email Atasan — menerima notifikasi saat ada pengajuan cuti baru.

🔒 Password Admin

Password untuk login admin dari halaman karyawan.

⚠️Jangan lupa tekan "Simpan Perubahan" setelah mengubah pengaturan!

🔧 Setup Awal Sistem (End-to-End)

Ikuti panduan praktis berikut untuk menyiapkan database Google Sheets, memasang script, dan mempublikasikan aplikasi web agar siap digunakan oleh karyawan.

1. Menyiapkan Spreadsheet (Database)

Buka akun Google Drive Anda, lalu buat sebuah Google Spreadsheet (lembar kerja kosong) yang baru.
Beri nama file tersebut dengan bebas (contoh: Database Absensi HRIS).
Lihat bagian alamat web di browser Anda (URL). Salin kode unik (ID Spreadsheet) yang berada di antara karakter /d/ dan /edit.
Contoh: Jika alamat browser Anda adalah https://docs.google.com/spreadsheets/d/1A2B3C4D5E...XYZ/edit, maka kode yang harus disalin adalah 1A2B3C4D5E...XYZ.

2. Memasang Kode Program di Google Apps Script

Di dalam lembar Google Spreadsheet baru Anda, klik menu Ekstensi di bagian atas, lalu pilih Apps Script.
Hapus seluruh kode default yang otomatis muncul di dalam editor script tersebut.
Buka file code.gs dari program aplikasi HRIS ini, salin (copy) semua baris kodenya, lalu tempel (paste) ke editor Apps Script tadi.
Cari baris nomor 2 di bagian paling atas kode program:
var SPREADSHEET_ID = "";
Masukkan ID Spreadsheet yang telah Anda salin di Langkah 1 tadi di antara tanda kutip dua. Contoh:
var SPREADSHEET_ID = "1A2B3C4D5E...XYZ";
Simpan kode program dengan mengklik tombol Simpan (ikon disket) atau menekan tombol Ctrl + S di keyboard Anda.

3. Membuat Link Koneksi Aplikasi Web (Deploy Web App)

Di pojok kanan atas halaman Apps Script, klik tombol Terapkan (Deploy) > pilih Terapkan baru (New deployment).
Klik ikon roda gigi kecil (Tipe Terapan), lalu pilih Aplikasi Web (Web App).
Isi kolom Deskripsi secara bebas (contoh: HRIS Sesi 1).
Pada kolom Jalankan sebagai, pilih Saya (Me - alamat email Google Anda).
Pada kolom Siapa yang memiliki akses, ubah dan pilih Siapa saja (Anyone). Langkah ini sangat penting agar karyawan Anda nanti bisa mengirim data absen dari HP mereka.
Klik tombol Terapkan (Deploy).
Jika muncul jendela konfirmasi Izin Akses (Authorization Required), klik Berikan Izin (Authorize Access). Pilih akun Google Anda. Jika muncul peringatan "Google hasn't verified this app", klik tulisan Advanced di kiri bawah, klik Go to Untitled Project (unsafe), lalu klik Allow.
Setelah berhasil, Anda akan mendapatkan sebuah link URL Aplikasi Web yang biasanya berakhiran /exec. Salin dan simpan link ini.

4. Membuat Tabel Database secara Otomatis

Kembali ke halaman Apps Script. Perhatikan barisan menu di bagian atas (di sebelah tombol Run/Jalankan).
Klik dropdown nama fungsi yang ada di sana, lalu pilih fungsi bernama setupSpreadsheet.
Klik tombol Run (Jalankan) di sebelah kirinya.
Tunggu beberapa detik hingga proses selesai dan muncul tulisan "Execution completed" di bagian bawah.
Buka kembali tab Google Spreadsheet Anda. Anda akan melihat 4 tab lembar kerja baru otomatis terbuat (DataKaryawan, AbsensiKaryawan, SettingsKaryawan, dan DataCuti) lengkap dengan kolom-kolomnya yang sudah diatur otomatis oleh sistem.
PENTING (Password Admin Pertama Kali): Sistem secara otomatis mengatur password admin bawaan (default) yaitu admin123. Anda dapat masuk menggunakan password ini untuk pertama kali, lalu dapat mengubahnya di menu Pengaturan Admin nanti.

5. Menghubungkan Tampilan Aplikasi ke Database

Buka file program app.html (file utama website aplikasi HRIS) menggunakan text editor di komputer Anda.
Cari baris kode berikut (biasanya di bagian atas script, sekitar baris 91):
var GAS_API_URL = '';
Masukkan URL Aplikasi Web (berakhiran /exec) yang sudah Anda dapatkan pada Langkah 3 tadi di antara tanda kutip. Contoh:
var GAS_API_URL = 'https://script.google.com/macros/s/ABC123xyz.../exec';
Simpan file app.html tersebut.

🔧 FAQ & Troubleshooting

👤 Masalah Karyawan

Masalah	Solusi
GPS tidak terkunci	Aktifkan GPS di pengaturan perangkat. Berikan izin lokasi ke browser. Coba di area terbuka.
Tombol absensi disabled	Tunggu GPS terkunci (badge hijau).
"Foto wajib!"	Tap kamera untuk ambil foto terlebih dahulu.
NIK tidak ditemukan	Pastikan NIK benar, hubungi Admin jika belum terdaftar.
Cuti belum disetujui	Status "Menunggu" = admin belum proses. Hubungi admin.

🛡️ Masalah Admin

Masalah	Solusi
Data tidak muncul	Tekan Refresh atau muat ulang halaman.
Export kosong	Pastikan ada data di rentang tanggal yang difilter.
Email tidak terkirim	Periksa email atasan di Pengaturan. Cek kuota email Google.
Password belum diatur / Lupa	Gunakan password bawaan `admin123` jika baru memasang sistem. Jika lupa, Anda dapat melihat atau mengubah password secara manual di tab spreadsheet SettingsKaryawan pada baris `adminPassword`.
Sidebar tidak muncul	Sidebar tampil di layar ≥769px. Di mobile, gunakan URL langsung.

💡Rekomendasi: Gunakan Google Chrome versi terbaru. Pastikan browser mengizinkan akses kamera dan lokasi.

📖 Panduan PenggunaanAbsensi HRIS

📑 Daftar Isi